การใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2003
1. ลักษณะของโปรแกรม Microsoft
Excel 2003
โปรแกรม Microsoft Excel 2003
เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุด Microsoft Office 2003 ภาพรวมของโปรแกรมจะมีความคล้ายคลึงกับโปรแกรมอื่นๆ
ในด้านลักษณะการใช้ชุดคำสั่งและแถบเครื่องมือต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft
Word 2003 หรือ Microsoft PowerPoint 2003 เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นการเปิด/ปิดโปรแกรม,
การพิมพ์ ปรับรูปแบบ ปรับขนาดและจัดตำแหน่งตัวอักษร
การแทรกรูปภาพ, อักษรศิลป์ เป็นต้น
โปรแกรม Microsoft Excel 2003 หรือเรียกว่า Excel เป็นโปรแกรมแบบสเปรดชีต (Spreadsheet) คือโปรแกรมที่มีลักษณะเป็นตารางที่ประกอบด้วยแถว คอลัมน์ และเซลล์
ที่ใช้ในการคำนวณ และเก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ
โดยส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลประเภทตัวเลข และข้อมูลที่ต้องการนำมาวิเคราะห์
เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า กระดาษทดอิเล็กทรอนิกส์ (ElectronicWorksheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมในตระกูลของบริษัท ไมโครซอฟท์
จำกัด
ความสามารถของโปรแกรม Microsoft
Excel 2003
1. เหมาะกับงานคำนวณประเภทต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร เลขทั่วไป
ค่าทางสถิติ เลขตรีโกณมิติ ค่าทางการเงิน และคำนวณเกี่ยวกับวันที่
2. ระบบคำสั่งเป็นมาตรฐานเดียวกับโปรแกรมอื่นในตระกูลเดียวกัน
ทำให้สามารถเรียนรู้โปรแกรมอื่น ๆ ได้โดยอ้างอิงกับโปรแกรม Microsoft
Excel ชุดนี้ หรือผู้ใช้ที่ศึกษาโปรแกรมอื่นมาแล้ว
ก็สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel สะดวก
3. ระบบคำสั่งมีหลากหลายให้เลือกใช้งาน ทั้งแบบเมนูคำสั่ง ปุ่มลัด
ไอคอนในแถบเครื่องมือ (Tool Bar) และเมนูจากการ Click เมาส์ขวา
4. การ Click ขวา
จะเรียกเมนูคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงานให้โดยอัตโนมัติ
5. ระบบเมนูคำสั่งมีให้เลือกทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
6. จัดการกับข้อมูลภาษาไทยได้ถูกต้องตามหลักพจนานุกรมไทย
7. สามารถเติมข้อมูลลำดับได้โดยอัตโนมัติ (Auto Fill)
8. ช่วยสร้างสูตรคำนวณได้ง่ายและรวดเร็ว ด้านความสามารถ Function Wizard ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาจดจำรูปแบบการใช้สูตรคำนวณแบบต่าง ๆ
9. สร้างกราฟ แก้ไขและปรับปรุงได้อย่างรวดเร็วด้วย Chart Wizard ทำให้สามารถสร้างกราฟได้หลากหลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟวงกลม
กราฟพื้นที่ ทั้งในลักษณะภาพ 2 มิติและภาพ 3 มิติ
10. จัดการข้อมูลสำหรับงานฐานข้อมูลได้อย่างยอดเยี่ยม
ด้วยความสามารถที่เกือบเทียบเท่าโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเฉพาะงาน เช่น เรียงข้อมูล
ค้นหาข้อมูล ทำรายงานสรุปผลแบบต่าง ๆ
การเรียกใช้งานโปรแกรม Microsoft
Excel 2003
การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft
Excel 2003
1) คลิกปุ่ม Start
2) คลิก All Programs
3) คลิก Microsoft Office
4) คลิก Microsoft Office Excel 2003
ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2003
Title Bar คือ แถบชื่อเรื่องใช้แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่ทำงานอยู่
Menu Bar คือ แถบเมนูคำสั่งสำหรับการทำงานต่างๆ
Tool Bar คือ แถบเครื่องมือต่างๆ ที่เป็นปุ่มคำสั่ง
Formula Bar คือ แถบสูตรคำนวณ ใช้สำหรับพิมพ์ แก้ไข สมการในการคำนวณ
Task Pane คือ หน้าต่างที่ใช้ในการแสดงคำสั่งบางอย่าง เช่น แทรกภาพตัดปะ ในการทำงาน
สามารถปิดแถบหน้าต่างนี้ได้ โดยการคลิกปุ่มกากบาทสีดำ Ï ได้
Sheet Tab คือ แถบที่ใช้ในการเปลี่ยนชีตเป็นชีตอื่นๆ
Worksheet คือ พื้นที่สำหรับการทำงาน มีความคล้ายคลึงกับตารางในโปรแกรม Microsoft
Word
คือ มีแถว คอลัมน์ และ เซลล์
ชื่อแถวจะแสดงเป็น ตัวเลข เช่น 1
หมายถึงแถวที่ 1 จะมีทั้งหมด 65,536
แถว ชื่อคอลัมน์
จะแสดงเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ เช่น A หมายถึง คอลัมน์
A จะมีทั้งหมด 256 คอลัมน์ ชื่อเซลล์
เช่น A1 หมายถึง คอลัมน์ A แถวที่ 1 สามารถดูได้จาก Name Box โดยเซลล์ที่เลือกก็คือเซลล์ที่กำลังทำงาน
การจัดการเกี่ยวกับเวิร์กบุ๊กและโปรแกรม
เวิร์กบุ๊ก (Workbook) ในโปรแกรม Microsoft Excel 2003 คือไฟล์หรือแฟ้มข้อมูล
ซึ่งตำแหน่งที่ระบุถึงชื่อเวิร์กบุ๊กจะอยู่ที่แถบชื่อหัวเรื่อง (Title Bar)
ดังรูป 6.4 ซึ่งโปรแกรม Microsoft
Excel 2003 จะกำหนดชื่อเริ่มต้นให้ชื่อว่า Book1 เสมอ หากมีการสร้างไฟล์ใหม่ครั้งถัดไป โปรแกรมจะให้ชื่อต่อมาว่า Book2,
Book3,… ไปตามลำดับ
แสดงชื่อเวิร์กบุ๊ก
การสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่
สามารถสร้างได้หลายวิธี เช่น
วิธีที่ 1
คลิกที่ไอคอน
วิธีที่ 2 กดปุ่ม Ctrl
+ N พร้อมกัน
วิธีที่ 3
คลิกเลือกเมนูแฟ้ม เลือกสร้าง (File > New) จะปรากฏกรอบบานหน้าต่าง
(Task Pane) เลือกสมุดงานเปล่า (Blank workbook) แล้วจะได้เวิร์กบุ๊กที่สร้างขึ้นใหม่
แสดงขั้นตอนการสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่จากเมนู
การบันทึกเวิร์กบุ๊ก
การบันทึกเวิร์กบุ๊กในโปรแกรม Microsoft Excel
2003 จะเหมือนกับโปรแกรมอื่นๆ ในชุด Microsoft Office 2003 โดยการบันทึกไฟล์ครั้งแรก มีวิธีการดังนี้
1) คลิกที่เมนู “แฟ้ม”
2) เลือก “บันทึกเป็น”
จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ไว้ในที่นี้เลือก
ไดรฟ G ชื่อไฟล์ WORK1 ดังภาพ
การบันทึกเวิร์กบุ๊ก
การปิดเวิร์กบุ๊ก
การปิดเวิร์กบุ๊กที่ไม่ใช้งานแล้ว สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้
วิธีที่ 1 คลิกเมนูแฟ้ม เลือกปิด (File >
Clese)
วิธีที่ 2 คลิกปุ่ม Close ที่แถบเมนู
วิธีที่ 3 กดแป้น Ctrl + W พร้อมกัน
การปิดเวิร์กบุ๊กจากเมนู
การเปิดเวิร์กบุ๊กเดิม
โดยปกติการทำงานของโปรแกรม Microsoft Excel
2003 จะสามารถทำงานได้ทีละ 1 เวิร์กบุ๊ก
แต่สามารถเรียกดูได้หลายเวิร์กบุ๊ก ซึ่งการเปิดดูก็คือ
การเปิดไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลนั่นเองและจะสามารถเรียกแฟ้มข้อมูลเดิมขึ้นมาใช้งาน
มีวิธีการเรียกดูดังนี้
1) คลิกเมนู “แฟ้ม” เลือก “เปิด” (File > Open)
2) เลือกตำแหน่งที่เก็บไฟล์นั้น
3) เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด
4) คลิกปุ่ม
โปรแกรมจะทำการเปิดไฟล์ที่เลือกไว้
นอกจากนี้ยังสามารถเปิดไฟล์ได้ที่หน้าต่าง My
Computer เลือกไดร์ฟและไฟล์ได้ตามต้องการ
การใส่ข้อมูล
การใส่ข้อมูลในแต่ละเซลล์ ทำได้โดยคลิกที่เซลล์ที่ต้องการ
ให้ตำแหน่งเคอร์เซอร์เปลี่ยนจากกากบาทสีขาว
( ) เป็นเส้นตรง
( I )
กระพริบบริเวณที่ต้องการ ทดลองกรอกข้อมูล ลงในคอลัมน์ C แถวที่ 2 คำว่า “computer” จะปรากฎดังภาพที่
ตัวอย่างการใส่ข้อมูล
เมื่อทำการเพิ่มข้อความลงในแต่ละเซลล์แล้ว สามารถเปลี่ยนรูปแบบอักษร
ปรับขนาดอักษรปรับตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียงและขีดเส้นใต้ได้ตามต้องการ
รวมทั้งจัดตำแหน่งให้ชิดขอบซ้าย ตรงกลาง หรือ ชิดขอบขวาของเซลล์ได้จาก Tool Bar (แถบ Tool Bar)
หากขนาดคอลัมน์ไม่พอดีกับข้อความที่ได้ทำการพิมพ์ลงไปนั่น
เราสามารถขยายช่องคอลัมน์ได้
โดยนำเมาส์ไปวางไว้บริเวณด้านบนของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย สัญลักษณ์กากบาท สีขาวจะเปลี่ยนเป็น คลิกและลากเพื่อย่อและขยายขนาดคอลัมน์ได้ตามต้องการ
จากภาพที่ 6.10 ได้ทำการปรับขนาดตัวอักษรเป็น
Angsana New ขนาด 14 จัดตำแหน่งข้อความชิดขอบด้านซ้ายมือ
และปรับความกว้างของคอลัมน์ A ให้มีขนาด 11.86 ซ.ม.
การแทรกคอลัมน์/แถวและลบคอลัมน์/แถว
1) การแทรกคอลัมน์ จากภาพที่ 6.10
หากต้องการแทรกคอลัมน์หน้าคอลัมน์ A สามารถทำได้ดังนี้
(1) นำตำแหน่งเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์ A1
(2) คลิกขวา เลือก “แทรก”
(3)
เลือก “ทั้งคอลัมน์”
(4) จะได้คอลัมน์ใหม่ชื่อ คอลัมน์ A ส่วนคอลัมน์ A จะขยับเป็นคอลัมน์
B และ C ลำดับ
แสดงการลบแถว
ส่วนการลบคอลัมน์หรือแถว ใช้เมนู “แก้ไข” สามารถทำได้โดยเลือกเมนู “แก้ไข” เลือก “ลบ” และเลือกคอลัมน์หรือแถวตามต้องการ
การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel
การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel 2003 ทำได้โดยเลือกเมนู
“แฟ้ม” > เลือก “จบการทำงาน” หากยังไม่มีการบันทึกไฟล์งานหรือการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมจะเตือนให้บันทึกก่อนจบการทำงาน
การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel 2003 อีกวิธีหนึ่ง
ทำได้โดยการคลิกปุ่ม บนแถบเครื่องมือ (Tool
Bar) ได้ทันที
http://life.cpru.ac.th/E%20leaning/22%20Information%20technology%20to%20life/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88%206.htm
